Комплексная автоматизация аренды автомобилей на Битрикс24 для компании «Авточин»

Клиент:

Компания «Авточин» — предоставляет в аренду современные китайские автомобили в городах Владивосток, Хабаровск и Комсомольск-на-Амуре.

Проблемы клиента до внедрения:

1. Отсутствие единой системы обработки заявок: звонки, WhatsApp и Telegram были разрознены, менеджеры вручную фиксировали обращения, что приводило к потере клиентов и длительной реакции.

2. Ручной учёт занятости автопарка: график бронирования вёлся бессистемно, возникали накладки и простои.

3. Нестандартизированный процесс сделки по аренде: не было чётких этапов от заявки до возврата автомобиля, менеджеры работали по-разному.

4. Долгая подготовка договоров: отдельные шаблоны для физических и юридических лиц, а также под разные города, готовились вручную, что замедляло процесс и допускало ошибки.

5. Сложности с обучением персонала и адаптацией к новым инструментам (телефония, мессенджеры, календарь).

Период реализации:

22 ноября 2024 — 14 ноября 2025





Ключевые решения и реализованные работы:

Интеграция телефонии и мессенджеров

1. Зарегистрированы личные кабинеты Wazzup и Mango Office, настроен и передан доступ к Wazzup.

2. Подключены каналы WhatsApp и Telegram в Wazzup, настроена работа с чатами клиентов напрямую из карточки CRM.

3. Настроена ВАТС Mango Office со связкой в Битрикс24: распределение входящих звонков между сотрудниками, переадресация с номеров МТС на 8−800, создание и доработка IVR-меню.

4. Выполнена настройка Mango Talker, проведены тестовые звонки, проверена корректность работы телефонии.

5. Добавлены дополнительные уведомления Wazzup для пользователей.

Структурирование CRM-процессов и учёт занятости

1. Выполнена базовая настройка Битрикс24, разработана первичная логика работы CRM по этапам сделки (от заявки до сдачи/возврата автомобиля).

2. — Настроен принцип заполнения карточек контакта и сделки, отражающий специфику аренды.

3. Развёрнут CRM-календарь учёта занятости автомобилей, впоследствии обновлён до версии PRO; решена проблема отображения броней, выполнена проверка и частичное исправление данных.

4. В карточку сделки добавлено отдельное поле для хранения документов клиента (паспорт, права и прочие файлы).

5. Обновлены данные по автомобилям в реестре.

6. Подготовлена интеграция сайта/CRM-формы для сбора заявок на желаемое авто, обеспечивающая автоматическое создание лидов.

Автоматизация документооборота

1. Подготовлены автошаблоны договоров для работы прямо из CRM.

2. Разработаны отдельные шаблоны для физических и юридических лиц, а также разграничены версии под разные города и сценарии аренды.

3. Загружен и активирован договор для физического лица (Владивосток), исправлено поле «Местоположение забора автомобиля».

Настройка телефонии под новые точки и сотрудников

1. Создана учётная запись Mango для нового сотрудника, переданы SIP-настройки для подключения приложения.

2. Настроено голосовое меню и переадресация для города Комсомольск-на-Амуре.

Обучение и сопровождение команды

1. Подготовлены подробные видеоинструкции по работе в Битрикс24: меню, чаты, уведомления, календарь, контакты и сделки.

2. Разработана текстовая инструкция по этапам сделки (от новой заявки до возврата автомобиля) и отдельная инструкция по работе с Mango Talker и переводу вызовов.

3. Добавлены инструкция и шаблон для работы с юридическими лицами.

4. Проведена демонстрация принципа работы системы для ключевых пользователей.

Техническое обеспечение и лицензирование

Выпущена и активирована подписка Битрикс24 Маркетплейс на портал после оплаты.

Результаты внедрения:

1. Единая коммуникационная среда: Все звонки, WhatsApp и Telegram объединены в одном окне CRM. Заявки не теряются, время реакции на обращения сократилось, а руководитель видит полную историю взаимодействия.

2. Прозрачный контроль занятости парка: Календарь бронирования исключил накладки, менеджеры в реальном времени видят свободные и занятые машины, а запись клиента сразу отражается в воронке.

3. Стандартизированный цикл сделки: Внедрены единые этапы аренды — от заявки до возврата авто. Это повысило дисциплину, упростило контроль и снизило зависимость от «квалификации» конкретного менеджера.

4. Ускоренная подготовка договоров: Документы формируются автоматически по шаблону из карточки сделки, с учётом города и типа клиента (физ/юрлицо). Время на оформление сокращено, минимизированы ошибки.

5. Быстрый запуск новых сотрудников и филиалов: Видео- и текстовые инструкции позволяют новичкам самостоятельно освоить систему. Добавление нового сотрудника или города теперь занимает часы, а не дни.

6. Готовность к масштабированию: Настроена связка сайта с CRM, заложена основа для автоматического поступления онлайн-заявок и подключения новых точек без перестройки всей системы.

Заключение:

Внедрённое решение превратило Битрикс24 в единый операционный центр компании «Авточин». Автоматизация коммуникаций, бронирования и документооборота не только навела порядок в текущих процессах, но и создала масштабируемую платформу для роста числа городов и автопарка. Теперь каждый сотрудник работает по единому стандарту, а руководство видит полную картину бизнеса в реальном времени.